Chức năng - Nhiệm vụ Phòng TCHC

Phòng Tổ chức - Hành chính

Phó Trưởng phòng: ThS Phạm Thanh Trà
Viên chức: Phí Thị Mỹ Dung
                    Hồ Cẩm Ngọc Trang

 I. Chức năng

1. Tham mưu và giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác tổ chức; nhân sự; Bảo vệ chính trị nội bộ.

2. Thực hiện công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ.

3. Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành.

4. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.

5. Đảm nhiệm công tác phục vụ, lễ tân.

6. Quản lý công tác bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh và tổ xe.

II. Nhiệm vụ

1) Công tác tổ chức:

a. Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của trường theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của nhà trường.

b. Quy hoạch, phát triển đội ngũ giảng viên, viên chức theo từng giai đoạn trung hạn, dài hạn. Đề xuất sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động giảng viên, viên chức, nhân viên phù hợp với năng lực, ngành nghề đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác của nhà trường

c. Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,nhiệm vụ của các phòng, bộ môn.

d. Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch của công chức, viên chức và hợp đồng lao động.

e. Thực hiện chế độ chính sách cho giảng viên, viên chức, nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, bảo hiểm xã hội, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.

f. Tổ chức thực hiện đánh giá xếp loại viên chức theo đúng quy định của cơ quan chủ quản và chính phủ.

g. Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.

h. Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong Trường. Phối hợp với các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế làm việc, chủ trương và chính sách của Trường.

i. Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

2) Công tác hành chính, tổng hợp

a. Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường.

b. Phối hợp với các phòng chức năng, bộ môn triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; quản lý, theo dõi, đôn đốc, việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các phòng, bộ môn trong Trường.

c. Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu, cơ quan chủ quản và các Bộ liên quan.

d. Tổ chức soạn thảo các văn bản quy trình, quy phạm của Trường thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

e. Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu: xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; phối hợp với các phòng, bộ môn chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng chủ trì.

3)Công tác văn thư – lưu trữ

a. Tiếp nhận, phân loại các tài liệu vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường.

b. Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký, phê duyệt và ban hành văn bản hành chính của Trường.

c. Quản lý các con dấu của Trường; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính; Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành.

d. Cấp giấy giới thiệu đi đường cho công chức-viên chức được cử đi công tác ngoài Trường. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác tại Trường.

e. Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử và điện thoại liên hệ công tác.

f. Trình duyệt danh mục và phân phối báo chí cho Lãnh đạo Trường

4) Công tác phục vụ, lễ tân

a. Tổ chức việc lễ tân và đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

b. Chủ trì và phối hợp với các phòng, bộ môn liên quan trong Trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường.

c. Quản lý cơ sở vật chất, quản lý việc sử dụng và bảo trì các trang thiết bị,mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, đảm bảo điều kiện dạy học,làm việc,… phục vụ cho công tác đào tạo và hoạt động chung của Trường.

d. Thực hiện các công việc hiếu, hỷ . . . theo quy định của Trường.

e. Tổ chức và chủ trì các cuộc tham quan học tập ngoài Trường.

f. Điều hành kế hoạch hoạt động xe, đảm bảo đưa đón công chức- viên chức đi công tác đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình được giao.

5) Công tác thi đua, khen thưởng

a. Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.

b. Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định hiện hành.

c. Làm thư ký Hội đồng thi đua khen thưởng và kỷ luật của nhà trường.

6 ) Công tác bảo vệ, vệ sinh

a. Tổ chức, thực hiện công tác thường trực bảo vệ, công tác an ninh và trật tự xã hội trong trường.

b. Tổ chức, thực hiện công tác vệ sinh môi trường, đảm bảo xanh, sạch, đẹp trong Trường.